Teclas de función

Tecla	Descripción
F1	Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel. Ctrl+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. Alt+F1 crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual. Alt+Mayús+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.
F2	Úselo para editar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de su contenido. O bien, si la edición está desactivada para la celda, sirve para mover el punto de inserción en la barra de fórmulas. Si está editando una fórmula, active o desactive el modo Señalar para poder crear una referencia con las teclas de flecha. Mayús+F2 agrega o modifica un comentario de celda. Ctrl+F2 muestra un área de vista previa de impresión en la pestaña Imprimir en la Vista Backstage.
F3	Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Solo disponible si se han definido nombres en el libro (pestaña Fórmulas, grupo Nombres definidos, Definir nombre). Mayús+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.
F4	Repite el último comando o acción, si es posible. Cuando se selecciona una referencia o un rango de celdas en una fórmula, F4 recorre las distintas combinaciones de referencias absolutas y relativas. Ctrl+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. Alt+F4 cierra Excel.
F5	Muestra el cuadro de diálogo Ir a. Ctrl+F5 restaura el tamaño de la ventana del libro seleccionado.
F6	Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Vista, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones. Mayús+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. Ctrl+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.
F7	Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. Ctrl+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Use las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione Entrar o Esc para cancelar.
F8	Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. Mayús+F8 permite agregar una celda o un rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas usando las teclas de dirección. Ctrl+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando un libro no está maximizado. Alt+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.
F9	Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. Mayús+F9 calcula la hoja de cálculo activa. Ctrl+Alt+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. Ctrl+Alt+Mayús+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y luego calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. Ctrl+F9 minimiza una ventana del libro hasta convertirla en un icono.
F10	Activa o desactiva los KeyTips (se consigue lo mismo presionando Alt). Mayús+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. Alt+Mayús+F10 muestra el menú o mensaje de un botón de comprobación de errores. Ctrl+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.
F11	Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico distinta. Mayús+F11 inserta una hoja de cálculo nueva. Alt+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, donde puede crear una macro usando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
F12	Muestra el cuadro de diálogo Guardar como

Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página

1. Haga clic en la hoja u hojas de cálculo, en la hoja de gráfico o en el gráfico incrustado al que desea agregar encabezados o pies de página, o que contiene los encabezados o pies de página que desea cambiar.
   Seleccionar varias hojas de cálculo
   

   Para seleccionar	Realice este procedimiento
   Una sola hoja	Haga clic en la pestaña de la hoja. Si no ve la pestaña que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las pestañas para mostrar la que va a usar y haga clic en ella.
   Dos o más hojas adyacentes	Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar.
   Dos o más hojas no adyacentes	Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.
   Todas las hojas de un libro	Haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y, después, haga clic en Seleccionar todas las hojas, en el menú contextual.

   
   Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título, en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, haga clic en Desagrupar hojas.
   
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Iniciador del cuadro de diálogo .
   
   
   Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.
   Si selecciona una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, al hacer clic en Encabezado y pie de página en el grupo Texto de la pestaña Insertar también aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
   
3. En la pestaña Encabezado y pie de página, haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página.
   
4. Haga clic en el cuadro Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y después en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página que desee incluir en esa sección.
5. Para agregar o cambiar el texto del encabezado o pie de página, escriba el texto adicional o modifique el existente en el cuadro Sección izquierda, Sección central o Sección derecha.
   
   
   Notas: 
   • Para iniciar una nueva línea en un cuadro de sección, presione Entrar.
   • Para eliminar una parte del encabezado o pie de página, selecciónela en el cuadro de sección y, después, presione Supr o Retroceso. También puede hacer clic en el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores.
   • Para insertar una sola vez el símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un pie de página, use dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
   • Para basar un encabezado o pie de página personalizado en otro existente, haga clic en el encabezado o pie de página en el cuadro Encabezado o Pie de página correspondiente.

 

Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página

Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de página.

1. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.
   
   Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.
2. Siga uno de estos procedimientos:
   
   • Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo (debajo de Encabezado o arriba de Pie de página).
   • Para modificar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo, respectivamente, y después seleccione el texto que desea modificar.
3. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.
   
   Notas: 
   • Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de página, presione Entrar.
   • Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de página, selecciónela en el cuadro de texto del encabezado o pie de página y, después, presione Supr o Retroceso. También puede hacer clic en el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores.
   • Para insertar una sola vez el símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un pie de página, use dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
   • Para cerrar encabezados o pies de página, haga clic en cualquier punto de la hoja de cálculo. Para cerrar los encabezados o los pies de página sin guardar las modificaciones realizadas, presione Esc.

Establecer un ancho específico para una columna

1.- Seleccione la columna o columnas que desea cambiar
2.-  En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato

3.- En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.
4.- En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

 5.- Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna, haga clic con el botón secundario en la columna seleccionada, haga clic en Ancho de columna y escriba el valor que desea.

 

Separar valores de unidades de medida diferentes

Supongamos que queremos separar las unidades de medida de una lista con valores sucios, por ejemplo está

Entonces, que hacemos:

Lo primero que se me ocurrió fue jugar con algunas funciones, así que aquí va una solución, puede que esto tenga muchas soluciones.

1.- Primero defino una matriz con todas las medidas que tenga:

2.- A la matriz le asigno un nombre, para que sea fácil de agregar a la función. Lo que hago acá es seleccionar el conjunto de celdas que tienen las medidas y luego en donde estoy marcando en rojo le puse el nombre "Medidas"

 3.- Luego creo la función para buscar la posición inicial en donde se encuentra la medida

=ENCONTRAR(Medidas;C3)-1

Lo que hace la función encontrar es, es buscar en el valor si hay alguna palabra que concuerde con la matriz Medidas que creamos en el paso anterior. si lo encuentra, nos muestra la posición en que parte el texto.

4.- Agrego una función para calcular el largo del valor.

=LARGO(C3)

Esta función cuenta la cantidad de caracteres de la cadena Valores.

5.- Calculo el valor en función de la posición inicial, también le quito los espacios en blanco, por si el texto trae basura, esto se hace con la función Espacios.

=ESPACIOS(EXTRAE(C3;1;D3))

Nota: Extrae(Texto;Posición inicial; Núm. Caracteres)

6.- Al final separo la unidad, algo parecido a la función anterior, lo puse sin la función espacios, ustedes se la pueden agregar.

=EXTRAE(C3;D3+1;E3)

 

Con esto ya tenemos separada el valor de la unidad de medida.

Calcular Días Laborales, Días Hábiles

Para calcular los días laborales Excel cuenta con una útil función DIAS.LAB.INTL

Por ejemplo, si queremos calcular cuántos días laborales o hábiles hay en Enero del 2016 utilizamos la siguiente función

=DIAS.LAB.INTL(C2;C3;1;B6:B15)

Donde:

C2, es mi fecha inicial
C3, es mi fecha final
B6:B15, son las fechas que no consideraré como hábiles para la suma

Ejemplo:

Luego según vemos en el calendario Enero tiene 20 días hábiles, ya que el 1-1-2016 es feriado. por lo cuál debemos agregarlo a la tabla de excepciones

Entonces si queremos por ejemplo, calcular los días trabajados en Enero 2016 considerando que tome unas vacaciones del 18 al 22 de Enero, esto quedaría así:

Calcular segundos entre dos fechas

En esta entrada voy a calcular la cantidad de segundos que han transcurrido entre dos fechas

1.- Crear en dos celdas, la fecha inicial y final, como se ve en la imagen:

2.- En una nueva celda restar la fecha final - la fecha inicial

 

3.- Excel nos entregará un resultado, pero en ningún caso son los segundos entre ambas fechas

4.- Para conocer los segundos que han transcurrido entre ambas fechas presionamos botón derecho encima de la celda del resultado y presionamos "Formato de celdas..."

5.- Luego en la parte izquierda de la pantalla que nos aparecerá, presionamos Personalizada y en tipo ingresamos [s], Luego presionamos aceptar

6.- Excel nos entregará la cantidad de segundos resultante de la diferencia de las fechas.

7.- Para que se aprecie mejor, le he cambiado el formato a las fechas agregando la hora:minuto:segundos con este formato:

dd-mm-yyyy hh:mm:ss

 Resultado:

Calcular días entre dos fechas

Supongamos que queremos saber cuantos días de diferencia existen entre dos fechas, para hacer esto en Excel debemos realizar lo siguiente:

1.- Teniendo dos fechas de ejemplo:

 2.- En una celda restamos la fecha final - la fecha inicial

3.- Excel nos entregará un número que corresponde a la resta de ambas fechas, pero no son la cantidad de días, cuestión que nos interesa.

 4.- Para ver los días de diferencia, presionamos botón derecho encima del resultado que nos ha entregado Excel y presionamos en "Formato de celdas..."

5.- Luego se abrirá la pantalla de formatos, seleccionamos Personalizada y luego en la sección tipo escribimos dd y presionamos en aceptar

6.- Completado!. podemos ver la diferencia entre ambas fechas en días.

Crear una Macro, Nivel Manco.

Hoy vamos a crear una pequeña macro, para quienes no han realizado nunca alguna.

1. Primero deben abrir Excel

 

2.- Presionen la combinación de teclas ALT + F11, aquí una imagen

3.- Se les abrirá una pantalla de Visual Basic, deberán agregar un módulo, tal como se ve en la imagen:

4.- Luego de agregar un módulo les aparecerá la siguiente pantalla en blanco, hasta aquí todo bien...

5.- Luego en la sección en blanco, escribimos una pequeña función que nos abrirá un mensaje "Hola Mundo", para programar macros, Excel utiliza lenguaje VBScript.

Public Sub HolaMundo()
    MsgBox ("Hola Mundo")
End Sub

6.- Después de agregar la función, guardamos y regresamos a la plantilla en Excel, estando ahí agregamos un recuadro, para que nos sirva de botón:

7.- Luego presionamos botón derecho encima y seleccionamos "Asignar macro"

 

8.- Nos aparecerá un listado con todas las macros disponibles, seleccionamos HolaMundo y presionamos Aceptar.

9.- Completado, ahora al presionar el botón, nos desplegará el mensaje que pusimos en la macro.

Utilizar Asistente(Assistant) de Excel

A veces resulta entretenido utilizar el asistente de Excel para enviar mensajes, alertas o ayuda al usuario


Algunos ejemplos de utilización del Assistant

1.- Para abrir el asistente

With Application.Assistant
.On = True
.Visible = True
.Animation = msoAnimationWritingNotingSomething
End With

Visualización:
2.- Para ocultarlo:

With Application.Assistant
.Visible = False
End With

3.-Para enviar un mensaje desde el asistente:

Application.Assistant.Visible = True
Application.ScreenUpdating = True
Application.Assistant.DoAlert _
"CasosResueltos.BlogSpot.com", _
"Gracias por tu visita", _
msoAlertButtonOK, _
msoAlertIconInfo, _
msoAlertDefaultFirst, _
msoAlertCancelFirst, False

Visualización:

Etas son solo algunas de las configuraciones del Assistant de Excel, espero ustedes descubran las demás.

Maximizar un UserForm

Un ejemplo siempre útil que nos permite maximizar un UserForm al tamaño de la pantalla del usuario.

Para esto tenemos dos opciones:

1.- Maximiza el UserForm a la zona que abarcan las celdas de Excel.

With UserForm1
     .Width = Application.UsableWidth
     .Height = Application.UsableHeight
End With
Application.WindowState = xlMaximized

2.- Maximiza el UserForm a la resolución de la pantalla.

With UserForm1
    .Width = Application.Width
    .Height = Application.Height
End With

Visualizar Rango de Celdas en una Imagen

En esta oportunidad veremos como visualizar un rango de celdas en una imagen y que está se actualice automáticamente

1.- Creamos un nuevo documento Excel


2.- Agregamos la barra de controles a la planilla, para ello ingresar al menu [ver][Cuadro de controles]


3.- En el cuadro de controles, seleccionamos e insertamos la imagen a la Hoja1


Así:


4.- Ahora modificaremos la función Fx de la imagen a "=Hoja2!A1:B10" (o el rango de celdas que deseemos), al ingresar la función, podremos visualizar el contenido de las celdas A1:B10 de la Hoja2.



Si vamos a la Hoja2



Y modificamos el aspecto


Y regresamos a la Hoja1, veremos que la imagen se actualizó automáticamente.


Saludos espero les sirva,